Pendahuluan
Surat pengantar dinas pengiriman dokumen merupakan surat yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau perusahaan swasta yang berfungsi sebagai izin untuk mengirimkan dokumen ke kantor atau instansi lain. Surat ini sangat penting karena mempermudah proses pengiriman dokumen dan mencegah dokumen hilang atau salah alamat. Pada artikel ini, kita akan membahas secara lengkap tentang surat pengantar dinas pengiriman dokumen.
Syarat Pembuatan
Untuk membuat surat pengantar dinas pengiriman dokumen, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi. Pertama, dokumen yang akan dikirimkan harus sah dan lengkap. Kedua, surat pengantar harus mencantumkan nama lengkap pengirim dan penerima, alamat lengkap kantor atau instansi tujuan, serta nomor telepon yang dapat dihubungi. Ketiga, surat pengantar harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di instansi pengirim.
Cara Pembuatan
Untuk membuat surat pengantar dinas pengiriman dokumen, pertama-tama buatlah header yang berisi logo dan nama instansi pengirim di bagian atas kertas. Kemudian, tuliskan tanggal pembuatan surat di bawah header. Setelah itu, tuliskan nama lengkap pengirim dan penerima, alamat lengkap kantor atau instansi tujuan, serta nomor telepon yang dapat dihubungi di bawah tanggal.
Selanjutnya, tuliskan kalimat pembuka yang menjelaskan tujuan surat pengantar dan dokumen yang akan dikirimkan. Setelah itu, tuliskan kalimat penutup yang berisi ucapan terima kasih dan harapan agar dokumen dapat sampai tujuan dengan selamat. Terakhir, tanda tangani surat pengantar dan tempelkan meterai di sudut kanan bawah.
Contoh Surat Pengantar Dinas Pengiriman Dokumen
Berikut adalah contoh surat pengantar dinas pengiriman dokumen yang dapat digunakan sebagai referensi:
Kepada Yth.
Kantor Pos Indonesia
Jl. Pos No. 1
Jakarta Pusat
Dengan Hormat,
Dalam rangka mempermudah pengiriman dokumen, bersama ini kami sampaikan surat pengantar dinas untuk dokumen yang akan kami kirimkan ke kantor pos Indonesia. Dokumen tersebut berisi laporan keuangan dan laporan kegiatan selama satu tahun terakhir.
Adapun nama penerima dokumen adalah Bapak/Ibu/Saudara (nama lengkap), dengan alamat kantor di Jl. Pos No. 2 Jakarta Pusat. Kami juga mencantumkan nomor telepon yang dapat dihubungi jika terjadi kendala dalam pengiriman.
Demikian surat pengantar dinas ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(tembusan)
Kepala Bagian Keuangan
Kesimpulan
Surat pengantar dinas pengiriman dokumen sangat penting dalam proses pengiriman dokumen antar kantor atau instansi. Untuk membuat surat pengantar, ada beberapa syarat dan langkah-langkah yang harus dipenuhi. Semoga artikel ini dapat menjadi panduan yang bermanfaat bagi Anda dalam membuat surat pengantar dinas pengiriman dokumen.
